El arte de delegar

Delegar es otorgar poder a otro con un objetivo claro y preciso para que ejecute una determinada tarea con la mayor posibilidad de eficiencia y éxito.  No es desligarse ni entrar en desidia ante la empresa.  Por el contrario, guarda relación directa con la rentabilidad de las empresas.  Su competencia  radica en tener claras cuáles actividades se pueden delegar, en quiénes se puede delegar y  qué pautas de comunicación y control  sobre las actividades  delegadas se van a ejercer.

Delegar es sano, tanto para la salud física de sus dirigentes, previniendo el estrés,  como para la salud empresarial, llevando a mayores rendimientos y productividad.

“Que no delegar no sea la máscara detrás de la que se oculte  la falta de seguridad en sí mismo y en los subordinados.”

No delegar lleva implícito el desconocimiento  de los beneficios del arte de ejercer buenas relaciones interpersonales y  del trabajo en equipo, en últimas. Capacitar personal en los cuales se pueda  delegar correctamente, descubre y aprovecha el máximo del potencial de los empleados y permite al líder de un equipo o una empresa tener tiempo adicional,  para enfocarse sobre otros aspectos de su empresa como los riesgos y nuevas oportunidades en el crecimiento de la misma: el pensamiento estratégico, que está dentro de sus funciones principales.

El siguiente, es un excelente artículo de Victoria Miles, asistente virtual y titular de Virtual Assistance Argentina, que  nos brinda importante información sobre este arte.

3 pasos básicos para delegar de manera efectiva

Los emprendedores se enfrentan con grandes barreras a la hora de delegar parte de sus funciones. Aprenda a dominar el arte de delegar. Logrará mayor organización y productividad, reduciendo sus niveles de estrés y aumentando su bienestar.

¿Quieres delegar pero no puedes?

Una de las grandes dificultades que enfrentamos los emprendedores solitarios es aprender a delegar.

Muchas veces pensamos que queremos delegar pero al final encontramos las mil y un razones para no hacerlo. Pareciera que todo nos indica que delegar es misión imposible.

Algunos ejemplos para ilustrarlo:

– Quiero delegar pero no encuentro a la persona adecuada
– Quiero delegar pero no puedo pagarlo
– Quiero delegar pero no tengo tiempo de entrenar a la persona
– Quiero delegar pero no sé por dónde comenzar ni como.

Podría listar innumerables situaciones que parecieran obligarnos a continuar haciendo todo solo. Nosotros, ¡los estoicos emprendedores solitarios!

¿Entonces? ¿Cómo y qué hacer?

El primer paso será comprender si delegar nos agrega valor o no. Cuantificando esto podremos realmente validar que la inversión (sea en tiempo o dinero) vale la pena. Y destaco la palabra pena porque a los emprendedores solitarios, en realidad, ¡nos encanta estar en todo!

Comienza reflexionando de manera sincera si efectivamente eliges delegar. Para ello, realiza el siguiente breve ejercicio:

Completa las siguientes oraciones:

– Si tuviera más tiempo libre lo dedicaría a………
– Me toma mucho tiempo realizar………
– No me gusta tener que hacer………

El Proceso de Delegación.

Para ilustrar el proceso de delegación, a continuación de presento a modo de ejemplo mi situación como prestadora de servicios:

Como asistente virtual estoy acostumbrada a guiar a -o colaborar con- mis clientes en el proceso de delegación. Normalmente, como buenos emprendedores solitarios, no son personas acostumbradas a delegar. Y es aquí donde las asistentes virtuales profesionales agregamos valor: nos hacemos cargo de este proceso, guiando a nuestros clientes y mostrándoles de que manera utilizar nuestros servicios.

En mi caso, generalmente durante las primeras reuniones con mis clientes, listamos juntos todas las tareas que realiza. Luego, identificamos aquellas actividades recurrentes que podría delegar y, finalmente, priorizamos esas tareas para poner foco en las que son verdaderamente importantes, en aquellas tareas que permitirán dar un paso adelante hacia el logro de sus objetivos de negocios.

Como expertas en organización y teniendo siempre en mente la productividad de nuestros clientes, sus objetivos y sus planes de acción, las asistentes virtuales colaboramos para liberarles tiempo y para que logren delegar tareas de manera ordenada y eficaz.

Más aún, una asistente virtual profesional y experimentada podrá sugerir no sólo que actividades concretas podría delegar su cliente sino también sugerir proactivamente próximos pasos y/o acciones que favorecerán el logro de los objetivos planteados.

En base a este ejemplo, habrás notado claramente que la delegación conlleva un proceso.

El proceso de delegación debe ser organizado, gradual y consensuado.

Los 3 pasos básicos necesarios para delegar, de manera efectiva, son:

1. Clasificar: establecer que actividades concretas delegaremos. Esto incluye no sólo el listado de actividades concretas sino también en qué consiste cada una de ellas. Es decir, donde empieza cada tarea y donde termina.

2. Delegar: asignar la tarea a la persona indicada explicando los puntos importantes, destacando lo que debe tener en cuenta y comunicando expectativas.

3. Controlar: definir qué mecanismos de control emplearemos para verificar que el trabajo fue realizado. Esto incluye no sólo como realizaremos el seguimiento de las actividades delegadas sino también la manera en que mediremos su cumplimiento.

Claramente, todo el proceso de delegación involucra una comunicación sistemática. Esta comunicación nos permitirá delegar de manera exitosa y nos sentiremos cómodos con el proceso.

Por lo tanto, para que el proceso de delegación sea exitoso, te sugiero:

• Identifiques claramente qué tareas delegarás
• Asignes responsabilidades y comuniques tus expectativas
• Priorices las acciones y establezcas fechas de realización
• Valides y verifiques que los objetivos están claros
• Establezcas los controles y realices el seguimiento
• Te comuniques sistemáticamente

Delegando gestionaremos mejor nuestro negocio, dedicando tiempo a las actividades en las cuales generamos mayores ingresos y rentabilidad.

Fuente: Gestipolis.com

Imagen: Google

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