Gerencia tu tiempo laboral

El problema en una organizacion son los ladrones del tiempo, aquellos que quitan el tiempo y que no permiten dedicarnos a cumplir con el plan propuesto.

 
Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas caracteristicas comunes entre las que especialmente se distinguen:tienen objetivos claros y administran cuidadosamente su tiempo.
A continuación presento dos artículos muy interesantes y prácticos que nos pueden ayudar a una gestión mas eficiente del tiempo laboral.

Productividad para emprendedores

En este articulo, apenas voy a rozar un poco el tema del manejo de tiempo y la productividad, lo cual es de vital importancia para cualquier emprendedor, y es que en un mundo en el que cada vez nos falta más tiempo, cada segundo cuenta.

Ya sea que ya tengas tu propio negocio o que estés pensando en iniciar uno, el manejo del tiempo es esencial para lograr construir un negocio exitoso.

Iniciemos pues con la fría y calculadora Ley de Paretto… el 20% de las labores que realizas, te generan el 80% de los avances en tu negocio.

Esto quiere decir, que debes de identificar cual es ese 20% de actividad que de verdad te es provechosa, y enfocarte en ese tiempo y tratar de eliminar las demás tareas que te quitan tiempo pero no te permiten avanzar en ningún aspecto.

Veamos algunos ejemplos:

1. Llamadas telefónicas inútiles: De estas existen demasiadas y te quitan muchísimo tiempo.

Si no tienes a alguna persona que tome las llamadas por ti, y que únicamente te comunique a las importantes, mi recomendación es que utilices el correo de voz, las llamadas importantes son las que dejan mensaje, de manera que puedas comunicarte en breve tiempo.

El uso correcto del teléfono celular (móvil). Gracias a esta tecnología que nos permite estar localizables el 100%, deberás restringirla también únicamente a cosas importantes, no des tu número a cualquier persona, y evita las conversaciones ociosas, también los mensajes de texto nos hacen perder muchísimo tiempo.

2. Leer mensajes de correo electrónico sin ninguna importancia. Cuanto tiempo pasas al día leyendo correo basura? o con presentaciones cómicas, o simplemente mensajes que no te generan ninguna utilidad?

Para poder romper con este problema puedes hacer cualquier a de estas dos cosas: Decirle a todos tus amigos que no te envíen absolutamente nada que no tenga que ver con tu negocio, o crear una cuenta de correo alternativa, únicamente para el negocio y dejar la otra por la paz.

3. El uso correcto de una agenda. La mejor forma de asegurarte que realizas todas las tareas necesarias es llevar una agenda diaria, en la cual deberás de escribir al menos unas 5 tareas que sean importantes para tu negocio, estas tareas te llevaran a generar una mejora, apuntalas un día antes, realízalas y después márcalas como realizadas.

Esto te permite un control total sobre tareas que necesitan realizarse independientemente del tiempo que te tome realizarlas.

Si por alguna razón no realizaste alguna de ellas, deberás apuntar al día siguiente 6 tareas y no solamente 5, porque eso sería dejar atrás algo en tu plan.

4. Acostúmbrate a trabajar ordenadamente.

5. Mide tus tareas sobre la siguiente regla: ¿Esta actividad me genera alguna ganancia?

Esta es la regla de oro que vale para cualquier emprendedor, si esa tarea te va a permitir tener alguna ganancia monetaria, entonces adelante, de lo contrario déjala y selecciona una que de verdad te genere dinero.

Dentro de esto puede ser: leer un libro, leer algún eBook, ver algún video, hacer algunas llamadas a clientes a los que hace tiempo no vez o no tienes contacto, analizar a algún competidor, revisar las nuevas tendencias, buscar nuevos proveedores, revisar tus cifras de ventas y compararlas con las del año anterior, etc.

Deja de perder el tiempo, porque es lo único que no puedes recuperar.

Yadira Barbosa, Presidenta y CEO de Barbosa Marketing, Fundadora de ComoGanarEnInternte.com

11 Ideas para mejorar su administración del tiempo

Siente que necesita organizarse mejor y ser más productivo?

¿No tiene la sensación de pasar el día en medio de una actividad frenética para darse cuenta que al final no ha logrado demasiado?

Las destrezas para la administración del tiempo son especialmente importantes para los emprendedores, quienes habitualmente se encuentran desempeñando diferentes trabajos durante el transcurso del día.

Estas ideas para mejorar su administración del tiempo le van a ayudar a mejorar su productividad y a permanecer focalizado en lo importante.

1. Acepte que la administración del tiempo es un mito.

No importa lo organizado que sea usted, el día tiene siempre 24 horas solamente. El tiempo no se estira ni cambia. Todo lo que podemos hacer es mejorar nosotros el uso del tiempo escaso del que disponemos.

2. Descubra en qué malgasta el tiempo.

Muchos de nosotros somos proclives a actividades que son un derroche de tiempo que podríamos usar de un modo mucho más productivamente.

¿Cuáles son sus “ladrones de tiempo”? ¿Gasta usted demasiado tiempo en navegar en Internet, leer emails, o haciendo llamadas personales? Use un formulario de registro de sus actividades para tener un cuadro más realista sobre lo que usted hace.

3. Fije objetivos de administración del tiempo.

Recuerde, el foco de la administración del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo. Un buen lugar para comenzar es la eliminación de sus “ladrones de tiempo” personales. Por ejemplo, para la semana que viene, fije el objetivo de no realizar llamadas telefónicas personales mientras está trabajando.

4. Implemente un plan para la administración del tiempo.

Esta es una extensión de la idea # 3. El objetivo es cambiar sus comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo, como por ejemplo aumentar su productividad o disminuir su estrés. Por lo tanto, usted necesita no solamente establecer objetivos, sino revisar su actuación a lo largo del tiempo para ver si los está cumpliendo.

5.  Use herramientas para la administración del tiempo.

El primer paso es saber dónde está usted parado y planificar adónde desea llegar en el futuro. Puede usar un programa de software como el Outlook, por ejemplo, que le permite programar eventos fácilmente y colocar recordatorios con antelación, facilitándole su manejo del tiempo.

6. Priorice.

Usted tendría que empezar cada día con una sesión de administración del tiempo estableciendo un orden de prioridad para las tareas del día y los resultados deseados. Si usted tiene 20 tareas para un día determinado, ¿cuántas de ellas puede cumplir correctamente?

7. Aprenda a delegar y/o “tercerizar”.

Más allá de lo pequeña que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un “espectáculo unipersonal”. Para una administración del tiempo efectiva, usted necesita que otras personas lleven parte de la carga.

 8. Establezca rutinas y apéguese a ellas lo más que pueda.

Cuando surjan las crisis, usted va a ser mucho más productivo si usted puede apegarse a algunas rutinas ya establecidas.

9. Habitúese a fijar límites de tiempo para las actividades

Por ejemplo, leer y responder emails puede consumir su día entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un límite de una hora diaria para esa tarea y apéguese a ese límite.

10. Asegúrese de que sus sistemas funcionen.

¿Pierde usted montones de tiempo buscando documentos en su computadora? Tome el tiempo para organizar unos sistema de administración de documentos. ¿Sus sistemas de archivado le hacen perder montones de tiempo? Reformúlelos, de modo de organizarlos para tener a mano rápidamente lo que usted necesita.

11. No gaste tiempo esperando. Ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el dentista, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero usted no necesita estar sentado mirándose la punta de los zapatos. Tenga siempre algo para hacer, como un informe que tenga que estudiar, un folleto que necesita su aprobación, o aunque más no sea una hoja de papel en blanco que usted puede usar para planificar su próxima campaña de marketing.

En resumen, usted puede tener un mayor control y lograr sus objetivos, siempre que afronte el mito de la administración del tiempo y de los pasos para mejorar su control.

By Lic. Alejandro Wald, Conferencista

 

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